Todas las empresas realizan diversas actividades que van relacionadas directamente con la administración de la empresa ya sea con archivo, actualización y creación de bases de datos entre otras, pero ¿Qué pasa si no le damos la importancia suficiente a la administración?
Sabias que es probable que te estés exponiendo a un fraude, ya que la administración va ligada directamente con el control interno, y los análisis de riesgo. Si la administración de tu empresa es deficiente con un control interno débil o inexistente, controles internos mal diseñados, mal definidos y mal monitoreados te encuentras en un estado de vulnerabilidad.
Recuerda que los fraudes no siempre quiere decir malversación de fondos, robo de grandes cantidades de dinero, los fraudes se dan en diferentes escalas, ya que estos son inversamente proporcionales al impacto, por ejemplo en las empresas comercializadoras es muy común que algunos trabajadores realicen robo hormiga, aunque puedan ser imperceptibles son necesarios detectarlos ya que un buen ejercicio para determinar el impacto económico que generan es hacer un análisis en forma de pirámide y colocar de la base hacia arriba los fraudes de menor a mayor impacto como podremos ver el impacto económico se vuelve de importante y puede ser lo que este frenando el crecimiento en tu empresa.
Otro factor que tenemos que entender es que existen casos de fraudes que no son internos, si no que son realizados por personal externo; este tipo de fraudes se da cuando no se tiene un adecuado control, seguimiento ni protección legal en el momento en que se comparte información con personas externas sobre todo cuando se trata de información financiera, otro ejemplo de fraude externo es cuando un proveedor no entrega el servicio o producto contratado.
Todos los controles y la gestión administrativa deben de estar diseñada para cubrir contingencias provocadas por personas internas y externas, diseñar estrategias de protección y prevención de riesgos durante y posterior a realizar actividades cotidianas, con las finalidad de llevar a un nivel bajo la posibilidad de que ocurra un fraude.
ERRORES QUE COMETES
TRABAJAS SIN REGLAMENTOS, CÓDIGOS DE ÉTICA Y CONDUCTA.
La gestión administrativa es la que se encarga de determinar y proveer a la empresa de herramientas y actividades que permitan que los trabajadores se conduzcan en un ambiente ético, sigan normas y reglamentos que la empresa considere pertinentes sin afectar sus integridad de sus trabajadores al mismo tiempo que los integra y acoge como parte de la empresa.
NO HACES ANÁLISIS DE RIESGOS.
Hacer un análisis de riesgos no solo es una medida de prevención, también le estas dando plusvalía a tu empresa, estos análisis se hacen a través de un estudio completo de todas las operaciones de la empresa o las más vulnerables (todas aquellas que se encuentren ligadas a los activos de la empresa), en donde se deberá identificar los riesgos que pudieran ocurrir, su revisión será a través de identificar si existe el control interno, identificando si el mismo es excesivo, suficiente o nulo.
NO CUENTAS CON UN ORGANIGRAMA
Tener una estructura organizacional representa el corazón de tu empresa, pues es como podemos definir, perfiles actividades a realizar, responsabilidades y niveles jerárquicos donde se presentan los niveles de supervisión y mando.
NO CUENTAS CON MECANISMOS DE SUPERVISIÓN
El contar con herramientas donde se identifiquen las actividades que se han realizado, por quien, cuando es de vital importancia para tener un monitoreo del desempeño y las responsabilidades de tus empleados.
LA CONTABILIDAD CUENTA CON PÓLIZAS DE AJUSTES O DE EMERGENCIA AL FINAL DEL MES
Es de suma importancia trabajar con contadores que sean de tu confianza absoluta ya que ellos podrán ayudarte a comprender los movimientos que se han realizado, si detectamos constantemente pólizas de ajuste sin motivo aparente o alguno es importante revisar a fondo la contabilidad y determinar si no se está haciendo un fraude financiero interno.
METAS Y OBJETIVOS ARRIESGADOS
Si tus metas financieras son agresivas y sin planificación es probable que seas propenso a un fraude o pongas en peligro a tu empresa.
NO CUENTAS CON PERFILES DE PUESTO NI BRINDAS CAPACITACIÓN.
Recuerda que los perfiles de puesto son de vital importancia para poder contratar a los mejores candidatos, si solo contratas a personal sin tener en cuenta lo que requieren para desempeñar un determinado puesto, su trabajo será mal realizado y provocará una vulnerabilidad en los sistemas de gestión, así mismo si no actualizas ni brindas una capacitación constante a tus empleados generaras una obsolescencia en los mismos.
NULO SEGUIMIENTO EN EL CAPITAL HUMANO.
Recuerda que el capital humano con el que cuenta tu empresa es el que hace posible la realización de las operaciones, por ello es importante que seas consiente que el hacer promover a alguien a un puesto de mayor rango jerárquico y cambiar actividades entre puestos similares no solo ayuda a que tus empleados se sientan escuchados y valorados, también es una medida de prevención ya que el tener mucho tiempo en un mismo puesto o realizando las mismas actividades al personal puede generar conflictos de interés, el empleado podrá darse cuenta de los puntos vulnerables de la operación y cometer fraudes de menor y mayor escala., el promover a alguien solo por un crecimiento acelerado puede provocar que el empleado no haya demostrado ni las aptitudes ni la confianza que se requiere por ello debes de ser muy cuidadoso de a quien le das un ascenso.
SIN MANTENIMIENTO NI CONTROL EN LOS SISTEMAS COMPUTACIONALES.
La falta de mantenimiento en los sistemas puede provocar perdida de información que es causada con o sin dolo por parte de los usuarios que la trabajan o manipulan, siempre es mejor tener redundancia y blindaje en la información, estas acciones ofrecerán seguridad a la empresa. La correcta administración de los perfiles de trabajo, tanto en las aplicaciones como en los recursos compartidos en una red local, permite tener control de los usuarios, sus acciones y hasta donde pueden manipular la información, dependiendo del puesto que desempeñan, evitando fraudes internos o externos que afecten la integridad de la información de la empresa.
NO PONES EL EJEMPLO
Recuerda que muchas veces tu comportamiento es el reflejo de como lo harán los empleados, si tu cometes deliberados actos en los que omites el cumplimiento de obligaciones legales, tus empleados cometerán actos de fraude sin remordimiento alguno.
NO HACES UN ESTUDIO DE PROVEEDORES
La totalidad de las transacciones con ciertas proveedores, y la relación cotidiana que se genere con empleados puede generar fraudes pequeños pero que generan un gran impacto en las finanzas de tu empresa.
En la actualidad la mayoría de las empresas han sufrido fraudes de manera interna o externa, trayéndoles perdidas financieras, frenando su crecimiento por ello es de suma importancia que consideres todo lo anterior asumas el control de tu empresa e implementes medidas de gestión administrativa, cuentes con un control interno adecuado, para que puedas hacer tu análisis de riesgo, aminorar y tomar medidas preventivas.
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